【第四届广州国际城市创新奖及2018年广州国际城市创新大会x】广州国际城市创新奖

第四届广州国际城市创新奖及 2018 广州国际城市创新大会

会议服务项目用户需求书

一、项目概述

第四届广州国际城市创新奖及 2018 广州国际城市创新大会（简称“广州奖”）评审及颁奖活动将于 2018 年 12 月 6 日至 8 日在广州举办，举办期间会务服务项目情况如下：

会议时间： 2018 年 12 月 6 日-8 日（可能微调）

会议地点：广州白云国际会议中心

项目预算 : 142 万元

二、会务服务项目总体需求概要

需求项目

项目说明

会务统筹及信

完成会议整体运行策划设计及会议所需信息化管

息化管理

理平台服务

会议后勤服务、

会议场地布置、开幕式布置、晚宴厅布置、 VI 创意

场地布置、会议

设计、项目设计、会议资料、背景板、会议包、嘉

方案

宾及工作人员证件的制作；。

节目制作、演出服务、视频制作、宣传资料制作、

颁奖典礼服务

节目单制作、音乐制作、服装租赁、演出后勤保障

会议运行期电脑、投影、笔记本电脑等办公设备租

会议办公设备

赁和办公耗材保障。

获奖城市杯制 根据主办方要求制作获奖城市奖杯

作

会议期间筹备期间（合同签订至会议召开前）外来

会议筹备保障 筹备会议人员工作餐、办公用品、耗材费用、筹备会议期间机动保障服务。

三、细化需求

（一）会务管理统筹及信息化管理

根据采购人安排，协助完成“ 2018 广州国际城市创新大会及全球市长论坛” 会务管理的整体策划及整体进度管理工作， 协调做好大会各项后勤工作。

　编制会议场地布置、 现场管理、住宿、餐饮、接待、会场安排等工作手册。

配合采购人做好嘉宾注册、 报到系统的管理工作、 嘉宾证卡设计制作发放、会议公告发布、 会议通知管理、签到管理、入场权限管理、电子资料管理、会务工作人员协同管理等全过程基于互联网的信息化融合服务，改善会议体验，提升会议运行效率。

投标人须提供基于信息化的会议管理策划方案及筹备进度方案。

（二）会议 VI 设计及会议相关物料管理

根据采购人的要求和大会的整体方案，设计制作适合大会主题

VI 方案，采用国际化元素设计 VI 效果，并达到采购人要求。会议资

料、工作证件、会议背景板等设计需要采用国际化元素并结合广州奖

效果，应具有整体协调性和创意性。 设计稿应该按照要求提前交给采

购人审核，同时需及时配合采购人对设计稿的修改要求。

根据采购人要求，做好会议手册、会刊、资料袋（会议包）、会议纪念品、会议工作证件等的设计和制作工作； 负责会议资料架的搭建；做好会议资料的统筹管理和发放。

投标人须提供 VI 设计及物料管理方案。

（三）会议场地布置及现场管理

根据采购人安排， 做好会议场地布置的方案及设计， 并按要求完成酒店内部、酒店公共区域及会场内部的功能设施布置安装、 会议氛围布置、会议背景板布置； 并按照各个论坛，开幕式的具体要求进行布置；协助布置颁奖典礼场地、会议晚宴场地、开幕式场地；做好会议资料、宣传品、 桌卡、背景板的摆放以及督导酒店做好水牌等指引物品的摆放工作。

根据采购人安排， 做好会场设施的检查和技术服务， 确保会议顺利进行；依据会议流程，完成对嘉宾的注册、入住、参会等方面的协调工作；检查会议期间嘉宾参会引导是否到位， 保证现场嘉宾参会秩序；做好各个论坛嘉宾签到、礼品发放的工作；做好贵宾参会及贵宾

室服务管理；协助做好会议期间茶歇等现场工作， 协助做好会议现场的安全保卫、反恐检查、医疗卫生保障工作。

投标人须提供会议场地布置及现场管理方案。

（四）颁奖典礼服务

根据采购人要求， 提供演出节目的策划组织、演出宣传、演出现场保障、综合管理等服务。

颁奖典礼布置要求：按照国际颁奖典礼基本标准布置颁奖典礼现场，保证颁奖典礼现场的舞台、灯光、音响的效果，同时现场设计应该简洁大方，不应过于铺张浪费。

颁奖典礼演出风格要求：具有广州特色，主题鲜明生动，贴合广州奖主题。

派专业团队配合新闻宣传团队对颁奖典礼进行录播， 并提前与摄像制作团队沟通合作，确定颁奖典礼布置方案以及效果。

投标人须提供颁奖典礼现场布置详细策划方案。

（五）会议办公设备服务

会议办公设备服务包括但不限于会议设备租赁，现场安装调试，设备维修维护等方面工作。供应商需提前准备好采购人要求的设备，接到采购人通知后，立刻提供相关设备。

设备要求：根据采购人安排，提前提供可用的各项设备，所有办公设备需提供合格证， 标准需符合大型国际会议要求。

　并按时送到采购人指定场所，租赁设备安装、调试工作由供应商负责。

人员要求：自租赁设备开始，供应商应全天候派计算机、复印机、摄影等专人驻会议现场，负责设备的维修保养、处理故障、指导使用，协助各设备正常运行。如设备出现故障，应由供应商立刻派人于 1 小时内解决问题或提供新设备供工作人员使用， 以保证工作不中断。

设备的管理发放： 设备管理和发放应该由供应商统一负责。

　会议期间应严格管理保管各项设备，保证工作正常进行。

投标人须提供会议办公设备服务方案。（六）会议奖杯、获奖证书制作

会议奖杯、获奖证书制作参考往届绒沙金奖杯 5 个、绒沙银奖杯

个，加上模具费、木底座费、亚克力盒等方面制作。会议证书参考第二届共制作评委聘书 7 套、广州奖证书 48 套。奖杯制作需提前打样，样品提交采购人审查无误后，方可开始制作奖杯证书等。

奖杯及证书需要保证使用的材质安全， 保持效果久，质量要达到基本标准。

投标人须提供会议奖杯、获奖证书设计方案。

（七）其他要求

1、中标单位须组建不低于 10 人专属服务团队， 在确定中标结果

后 5 个工作日内 -12 月 8 日期间派遣不低于 3 人到采购人单位驻场办公。

2、本次项目所涉及会议信息、参会嘉宾信息（含纸质和电子信

息）未经甲方授权，中标供应商均不得提供给第三方。

四、资质条件及团队要求

投标人须具有独立承担民事责任的能力， 且在中华人民共和国境内注册的合法机构。

　同时投标人需要有会议管理业务相关的资质， 具备承接本项目的能力。

五、付款方式

（一）合同签订之日起 5 个工作日内， 采购人按合同总价的 70% 办理财政集中支付手续，支付合同预付款；

（二）中标供应商完成会议服务准备工作，合同签订之日起 20 个工作日内，采购人按合同总价的 20%办理财政集中支付手续，支付合同项目款；

（三）会议服务完成之日起 15 个工作日内，采购人按照最后结算清单办理项目验收手续， 2019 年 3 月底前办理财政集中支付手续，一次性支付项目全部余款；

（四）中标供应商须在采购人办理付款手续之前 5 个工作日内提供等额的正式发票给采购人，以便采购人及时办理财政集中支付手

续。

六、重要声明

根据本项目的实际情况， 提供相应服务并达到采购人要求， 如采购人对采购项目有其他调整时，可由双方协商，另行签订补充协议。但不得在现场以工作增加为由，另行增加费用。

评分细则

评分标准

评分项目



技术评分



商务评分



价格评分

权重



55%



25%



20%

附表 2：技术评审细则（注：本表不需要投标人填写）

技术评审细则

由评委对所有有效投标文件的技术条件进行审核和评价， 技术评分满

分 55 分，考虑下列因素：

序评审项目分项

评分细则

号

及分值

分值

会务管理统筹及信息化管理：

会议服务方

提供会议现场管理须体现项目管理的

1

案

10 分

（35 分）

科学性；须提供会议现场管理具体方

案，管理方法及管理步骤严谨全面， 突

出会议管理中的重点和难点的解决方

案；现场管理环节布局合理， 体现前期

安排、事前检查、事中控制、事后总结

的步骤；有独特的会议管理理念和创新

的管理方法，体现对参会者的深度关

怀；应充分考虑会议管理系统平台在嘉

宾注册中的应用。（优 6 分，良 4 分，

差2分）

信息化融合服务方案须对项目需求书

中各项要求有全面的响应， 体现与会议

管理其他方案的协调与融合。（优 4 分，

良3分，差 1分）

会议 VI 设计及会议相关物料管理 :

设计制作适合大会主题 VI 方案，采用

国际化元素设计 VI 效果。会议资料、

工作证件、会议背景板等设计需要采用

5 分 国际化元素并结合广州奖效果， 应具有整体协调性和创意性。

　会议资料架的设计体现创意并与会场整体布置协调， 便于取阅。

（优 5分，良 3分，差 1分）

会议场地布置及现场管理：

会议场地布置体现国际水准并具有针

对性；须提供会场主视觉、 主要活动及

会议舞台布置、 指示及标识系统、 氛围

布置等设计方案；（优 4 分，良 2 分，

差1分）

嘉宾管理体现流程的科学、 涉外接待标

准和对参会者的深度关怀； 须提供嘉宾

管理方案，包括但不限于嘉宾接待流

分

程、接待筹备工作安排、 与酒店和政府

机构的协同等内容。（优 3 分，良 2 分，

差1分）

宴会管理体现流程的科学、 涉外接待标

准和对参会者的深度关怀； 须提供宴会

管理方案，包括但不限于宴会组织流

程、接待筹备工作安排、 与酒店的协同

和沟通、和政府机构的协同等内容。（优

3分，良 2分，差 1分）

颁奖典礼服务：

颁奖典礼运行策划方案详细并具有针

5

对性；须提供颁奖典礼管理统筹及服务

的具体方案，针对涉外活动组织的特点

及政府会议管理的特点进行进度安排

和服务设计。颁奖礼节目策划体现广州

特色和国际融合；舞台设计符合国际水

准并具有针对性。

（优 5分，良 3分，差 1分）

会议办公设备服务：

办公设备服务方案结合会议实际需要，

3

所提供办公设备服务规格数量清晰， 符

合会议办公所需物资条件及标准。

（优 3分，良 2分，差 0分）

会议奖杯、获奖证书制作：

2

奖杯设计制作方案体现国际水准。

（优 2分，良 1分，差 0分）

会议服务进

会议服务进度计划及保证措施， 应涵盖

自中标之日起至活动结束全过程， 阶段

度计划及保

2

5

清晰，重点项目突出，且具有针对性；

证措施

（5 分）

保证措施言之有物且可执行。

综合评价：优 5 分，良 3 分，差 1 分

对投标人提供的服务承诺以及应急方

服务承诺、应

案针对临时性、突击性工作任务可行性

3急处理方案

5

进行综合评审：

（5 分）

（1）服务及时、对临时性、突击性任

务反应速度，得 5 分；

2）服务较为及时、对临时性、突击性任务反应较为迅速，得 3 分；

3）服务一般、对临时性、突击性任务反应一般，得 1 分。

横向对比投标人现场讲解对本项目的

理解程度、同类型项目经验、方案质量、

提供的会务方案、 场地布置图、背景版

样图、人员素质等方面综合评价。

　方案

讲解人须为本项目负责人或项目主要

成员本人，须提供身份证复印件 （原件

请随身携带，在讲解时提供检验后退

现场陈述与

还）、委托书原件（投标文件需提供一

实施方案讲

4 10 份，同时请随身携带一份）等证明文件，

解

否则 0 分。每个投标人现场方案讲解时

（10 分）

间控制在 10 分钟内，如需进行 PPT或

动画演示，请各投标人自行备好演示电

脑及系统等相关的工具或物品。

　参加方

案讲解人数不超过 2 人。

1）对本项目内容与要求理解程度全面、清晰、深入，内容详细，得 10 分；

2）对本项目内容与要求理解程度较

全面、较清晰、较深入，内容较详细，

得6分；

（3）对本项目内容与要求理解程度不

全面，清晰、深入程度一般，内容简单，

得3分。

备注：评委对各投标文件进行比较后，根据《技术评审细则》进行相

应地打分。

评委签名： 日期 :

附表 3：商务评审细则（注：本表不需要投标人填写）

商务评审细则

由评委对所有有效投标文件的商务条件进行审核和评价， 商务评分满

分 25 分，考虑下列因素：

评审项目及分

分项分

序号

评分细则

值

值

2015 年以来具有组织或承办涉

外政务会议活动项目业绩，须提

供协议复印件和现场照片作为证

明材料。

投标人类似项

承办国家级涉外政务会议项目每

1

5

目业绩（ 5 分）

提供一次得 5 分；承办省级涉外

政务会议项目每提供一次得2

分；承办市级涉外政务会议项目

每提供一次得 1 分；（同一单位以

一次计算），满分 5 分。

2、2015 年以来获得客户授予的

投标人综合履约

有关服务的表扬信、感谢信、嘉

2

5

能力（ 5 分）

奖通知，每提供一份得 1 分，最

高 5 分。（同一单位以一次计算）

本项目组织架构具有针对性且科

本项目组织架构

学合理、团队技术管理人员配置

3 及团队技术管理

5

详细具体，且满足项目要求，综

人员配置（ 5 分）

合评价。

优5分，良 3分，差 1分

3、投标人提供功能齐全、 模块设

置合理、有知识产权或著作版权

会议信息化管理

的会议信息化管理平台得 10 分

4

10

（须提供知识产权或著作权凭

平台配置（10 分）

证）；有基本功能、模块的平台得

5 分租用信息化会议管理平台得

5 分。

备注：评委对各投标文件进行比较后，根据《商务评审细则》进行相

应地打分。

评委签名： 日期 :

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