前台文秘说明书x

景德镇同方科技建设有限公司

职位说明书

［职位信息］

职位名称： 行政前台文秘 直接上级职位名称： 办公室主任 颁布单位：办公室

部门：办公室 职位编制：1 批准人：

［职位职责］

作为公司的窗口岗位，维护公司形象，负责对外接待、日常文件收发及存档、办公用品 礼品的采购和使用管理、固定资产监管、对外活动联络等工作

仍系

仍系］

夕卜部: ［

公司各部门

媒体、杂志社

同方总部

物业公司

分公司办公室

社保机构

各股东办公室

办公用品、设备公司

—

-设备维修保养公司

礼品公司

餐饮公司

娱乐中心

其他服务行业

［任职资格］

［必备任职条件］

［理想任职条件］

教育程度：

中专以上文化程度

大专以上学历，文秘和行政管理

相关专业

知 识：

1、熟悉文秘工作

1、熟悉档案管理工作

2、了解基础财务知识

3、具备基本礼仪知识

技 能：

1、熟练使用计算机办公软件

1、具备良好的心理素质，遇事

2、语言表达能力较强

应变能力强

3、普通话标准

2、具有较局的责任感和独立工

作能力

经 验：

1、一年以上行政、文秘工作经验。

年 龄：

21岁-24岁

形 象：

形象及气质较佳，谈吐得体。

职位说明书

［工作内容］

权重

(%)

全责/ 参与

［考核指标］

1、接听电话、接待来访客人，合理、有序安排会客，提 供相关接待服务。

-完善接待流程，遵守服务守则，保持服务质量；

-起立接待来访客人，问清来意，必要时对来访客人信息 进行登记并及时通知相关人员进行接待；

-为来访客人提供及时、礼貌的接待服务；

-接待工作结束后及时清理接待场地，保持整洁；

-接听来电快速应答，礼貌、规范用语，做好电话记录， 及时转达信息。

?制定应急预案，有效处理突发情况的接待工作。

5

全责

客人粉度达到 95%A上；

关联部门粉度达到 95%

以上；

工作记录完整

考^方法：调查表与自评结

合

2、配合各部门安排公司会议计划，提供会务服务，管理 相关会议用品。

-收集各部门一周会议安排，每周五下班前排定公司下周 会议计划安排，落实会议地点、会议时间、参会人员及 有关会议要求，并确保会议计划安排通知到有关部门及 有关人员；

-会议安排有调整和变更时，确保将变更信息及时通知相 关部门及人员，并注意配合调整相应会务服务工作。

?会前30分钟做好本次会议会务准备工作，包括环境整 理、物品提供及文件资料准备等；

?会议期间，按照会议要求提供会务服务工作，包括每

30分钟提供茶水服务一次等固定服务内容；

-会后整理会议室，包括环境整理、电源及门窗检查、借 用会议设施归还检查等工作内容；

-管理会议器材、设施，安全保管，建立管理制度、管理 台帐，严格物品借用登记手续，并随时检查保管物品的 使用性；

10

权责

按时、按要求完成会议计 划；

会议安排及通知工作及时、 有效，不发生因岗位责任出 现会议安排有误等问题； 会务服务及时、准确，服务 水平较高，服务对象满意度 95咐上；

会议物品保管有记录， 有管 理措施，符合公司要求；

3、起草、打印公文，收发信函，会议记录，协助完成日 常文件处理。

-配合公文起草、打印工作，按时、高质量完成，并做好 打印文件登记工作；

-收发传真，做好登记及发送工作；

-担任会议记录，整理会议纪要工作；

-收发往来文件，做好文件收发登记工作，收文及时发送 相关部门，发送文件完成后及时反馈主办部门；

?收发信函，做好快递邮件、挂号信及重要信函的登记工 作，并及时发送给相关部门；

?复印管理工作，进行文件复印，并对各部门纸张复印情 况进行登记和统计，方便复印耗材管理。

10

全责

打印公文及时准确；(登记表 上应有接收文时间，完成时间， 文件字数等信息。)

收发文记录清晰可查；

考核万法：发调查表、查登 记表

4、整理日常文件，归档造册，保证公司文件整齐易查、 不外漏、不遗失。

?收集公司收发文记录、请示批复文件、办公用品、礼品 登记文件、对外发送及接收通知类文件、日常行政人事 管理用表格等日常文档，做好文件登记、分发和保管工 作；

-建立文件借阅、借用等管理流程，完善管理手续；

10

全责

档案归档有序；

记录完整、肩效。

考核：查新增加文档的量，

查档案管理是否有序，记录

是否完整

5、收集、整理、归档公司证照资料、合同档案，完善档 案管理系统；管理档案借阅、调出等日常工作。

?收集、整理公司证照资料、档案文件、合问文档，及 时归档，建立整齐易查的档案库及查询系统；

-建立并完善公司档案管理系统；

-办理有关档案借阅、调出、复印等手续，监督档案 归还情况，保证档案资料不外漏、不遗失、记录有可追溯 性。

10

全责

文件归档率100%;

管理有序；

存档及时；

记录完整；

考核：查归档目录、查档案

管理记录。

6、米购、保管固定资产，建立固定资广台帐，及时维护， 保证基础办公服务及时有效。

?收集固定资产采购信息，了解有关市场行情，建立采购

供应商及米购信息档案资料；

-收集、整理采购需求，按要求采购固定资产；

?对新购固定资产及时登帐，并做好日常维护工作；

?定期清理固定资产账目，掌握资产保存和使用情况。

10

全责

台帐整齐；

清理、检查记录完整； 管理流程清晰。

考核：查固定资产台账、查

使用及保管情况检查表

7、采购、发放办公用品、礼品，建立领用台帐，并定期 统计使用情况。

-本着节约、及时、有效的原则，定期采购办公用品、礼 品，收集米购信息，建立供应商及米购信息档案；

-对已购物品及时进行入库登记，并整齐、安全存放；

-规范领用手续，提供良好的物品领用服务，做好领用登 记；

-定期统计使用情况，分析需求信息。

5

全责

服务提供及时、有效；

记录完整；

管理流程清晰。

考核：查办公用品、礼品台 账、查物品领用登记表、查 定期统计情况表

8、征订、保管图书、报刊资料，保证征订工作及时，图 书、报刊借阅有序。

-了解图书订阅需求，定期征订图书、报刊等资料；

?建立图书、资料档案，规范日常保管、借阅手续。

5

全责

征订工作各部门满意度达

95%以上；

借阅手续服务及阅读环境 服务满意度95%以上。

考核：发调查表

9、提供对外订购服务，提供联络信息，并收集、保持有 关服务行业信息资源。

-收集日常办公所需的外部信息， 整理出常用外联单位联

系方式等资料；

-联络外部关系单位，为公司各部门提供订水、订餐、订 票等服务；

5

全责

服务满意度95%以上

考核：发调查表

10、 协调与总部及问方关联公司的工作关系， 协助进

行有关联系工作。

-掌握问方总部及其他关联公司联系人名单及联系方式，

保持沟通关系；

-协助公司其他部门与总部、关联公司进行联系工作。

5

全责

服务满意度95%以上

考核：发调查表

11、 负责每周会议安排， 合理安排会议室、 接待室的

使用，做好清洁、整理工作，保证会议室、接待室的 正常使用。

-每周提前汇总、排定公司本周会议工作计划，并及时发 至相关部门；

-负责会议室、接待室的清理工作，检查室内物品是否齐 全、有效，以保"次会议正常进行；

-负责会议用品的保管工作，并规范领用登记手续。

2.5

全责

工作计划排定及时、准确； 整理、检查工作及时、有效

考核：日常会议室环境检查

12、 进行公司活动的外联工作，协助组织员工活动。

?收集活动信息，与有关活动单位保持联系，提供相关资 料，便于员工活动的组织工作。

?整理员工生日信息，定期组织员工生日会；

?落实活动地点、组织流程、职责分工及物品提供等工作， 提前安排好活动有关的人力、物力准备工作，为活动实 施提供基础服务；

-协助做好其他员工活动有关准备及组织工作。

2.5

部分

组织活动按计划实现率

90%以上；

服务对象满意度95%以上。

考核：查计划活动的实际完

成情况、发调查表

13、 整理日常行政办公管理费用，按时办理请款手

续，及时报销有关票据。

?定期整理有关费用申请、报销手续，保证按时完成请款 及会签手续，及时报销票据；

?请款或报销完成后，要及时将有关支票、现金及发票等 发送有关单位和个人，做好签收登记手续，保证各项款 项及凭单的安全转达。

5

全责

请款、报销手续及时； 各款项、票据发送无误。

考核：是否出现严重工作失

误。

14、 负责办公环境的卫生与安全管理， 保证正常办公

秩序及各项办公设备安全句效运行。

?维护办公环境的整洁、卫生，定期检查卫生情况；

?检查办公环境内的治安及消防安全状况，杜绝隐患，保 证办公场所的有序管理。

-保证各项办公设备、设施安全、有效运行，做好检查及 维修管理工作。

2.5

全责

无火灾事故发生

无污染事故发生

无偷盗事故发生

考核：查日常检查记录、维

修记录

15、 保守机密，对岗位所涉及到的公司机密文件、 商

业信息及人员资料等内容进行保密，维护公司利益， 保证重要信息不外露、不外传。

-对打印的公文、收发的信函、公司批复文件、公司未同

意披露的商业活动信息、公司重要人员的联系电话及行 踪进行保蜜，未经允许，不得擅自告知其他人（包括公 司内部人员）；

-注启、与外人接触时的言谈举止， 不碍有损害公司利益的

行为。

-整理好桌面资料，不得将重要文件或涉及机密内容的文 件随意放在桌上，要注意保管重要资料，避免无意识的 透露公司机密，保证资料的安全性。

5

全责

无机密泄漏情况发生

考核：是否出现机密泄漏情 况、日常工作巡查。

16、 负责公司员工的社保、 医疗保险以及住房公积金

的办理。

-根据公司人叫动负责当地员工社保、 医疗等保险以及

住房公积金的人员增减；

-每月负责对社保、医疗等保险以及住房公积金款项的计 算、申请以及缴纳；

5

全责

根据人事变动及时、准确社

保及住房公积金进行人员 增减

社保、住房公积金申鬲金额

准确、及时

考核：人员增减、费用交纳 准确、无误。

17、 领导交办的其他工作。

2.5

部分

职位说明书

［培训需求］:

岗前培训：

培训课时：

公司企业文化 岗位职责 基础礼仪知识 文秘知识 基础财务知识

岗位培训：

培训课时：

公司相关基本业务 公司管理制度

各项福利待遇制度 相关办公软件的使用 人员素质提升

［能力要求］（3-8项，5分制）

能力

表达

沟通

操作

协调

团队

业务

学习

服务

评价

4

3

4

3

4

3

4

4

［职位关系］

1、 本岗位可晋升至其他岗位：主管

2、 晋升至本岗位：

3、 岗位轮换：

4、 是否外聘：是

［工作环境］

1、 工作场所描述：室内和室外

2、 出差要求：少

［确认与核准］

直接上级核准： 办公室核准：

签字： 签字：

个人工作业务总结

本人于2009年7月进入**中正鑫磊地矿技术服务有限公司 （前身为“西安中正矿业信息咨询有限公司” ）,主要从事测量技术工作，至今已有三年。

在这宝贵的三年时间里，我边工作、边学习测绘相专业书籍，遇到不懂得问题积极的请教工程师们，在他们耐心的教授和指导下，我的专业知识水平得到了很到的提高，并在实地测量工 作中加以运用、总结，不断的提高自己的专业技术水平。同时积极的参与技术培训学习，加速自身知识的不断更新和自身素质的提高。努力使自己成为一名合格的测绘技术人员。

在这三年中，在公司各领导及同事的帮助带领下，按照岗位职责要求和行为规范，努力做好本职工作，认真完成了领导所交给的各项工作，在思想觉悟及工作能力方面有了很大的提高。

在思想上积极向上，能够认真贯彻党的基本方针政策，积极学习政治理论，坚持四项基本原则，遵纪守法，爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心。积极主动学习专业知识，工作态度端 正，认真负责，具有良好的思想政治素质、思想品质和职业道德。

在工作态度方面，勤奋敬业，热爱本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，能够主动寻找自己的不足并及时学习补充，始终保持严谨认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。

在公司领导的关怀以及同事们的支持和帮助下，我迅速的完成了职业角色的转变。

一、 回顾这四年来的职业生涯，我主要做了以下工作：

1、 参与了**库车县**库车县胡同布拉克石灰岩矿的野外测绘和放线工作、点之记的编写工作、 1:2000地形地质图修测、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，提交成果 ?**库车县胡同布拉克石灰岩矿普查报告》已通过评审。

2、 参与了库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估项目的室内地质资料编写工作，提交成果为《库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估报告》，现已通过评审。

3、 参与了《**库车县巴西克其克盐矿普查》项目的野外地质勘查工作，参与项目包括： 1:2000地质测图、1:1000勘查线剖面测量、测绘内业资料的编写工作；最终提交的《**库车 县康村盐矿普查报告》已通过评审。

4、 参与了**哈密市南坡子泉金矿 2009年度矿山储量监测工作，项目包括：野外地质测量与室内地质资料的编写，提交成果为《**哈密市南坡子泉金矿 2009年度矿山储量年报》，

现已通过评审。

6、 参与了《**博乐市五台石灰岩矿 9号矿区勘探》项目的野外地质勘查工作，项目包括： 1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。

7、 参与了《**博乐市托特克斜花岗岩矿详查报告》项目的野外地质勘查工作，项目包括： 1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。

通过以上的这些工作，我学习并具备了以下工作能力：

1、通过实习，对测绘这门学科的研究内容及实际意义有了系统的认识。加深对测量学基本理论的理解，能够用有关理论指导作业实践，做到理论与实践相统一，提高分析问题、解决问 题的能力，从而对测量学的基本内容得到一次实际应用，使所学知识进一步巩固、深化。

2、 熟悉了三、四等控制测量的作业程序及施测方法，并掌握了全站仪、静态 GPS、RTK等测量仪器的工作原理和操作方法。

3、 掌握了 GPS控制测量内业解算软件（南方测绘 Gps数据处理）以及内业成图软件（南方 cass）的操作应用。能够将外业测量的数据导入软件进行地形图成图和处理。

4、 在项目技术负责的指导下熟悉了测量技术总结的编写要求和方法，并参与了部分项目测量技术总结章节的编写工作。

5、 在项目负责的领导下参与整个测量项目的组织运作，对项目的实施过程有了深刻理解。通过在项目组的实习锻炼了自己的组织协调能力，为以后的工作打下了坚实基础。

二、 工作中尚存在的问题

从事测绘工作以来，深深感受到工作的繁忙、责任的重大，也因此没能全方位地进行系统地学习实践，主要表现为没有足够的经验，对于地形复杂的地段理解不够深刻；理论知识掌握不够 系统，实践能力尚为有限。以上问题，在今后工作中自己将努力做到更好。

三、今后的工作打算

通过总结四年来的工作，我无论从工作技术上，还是从世界观、人生观、价值观等各个方面，都有了很大的提高。今后，我会在此基础上，刻苦钻研，再接再厉，使自己在业务知识水平 更上一层楼，为测绘事业的发展，贡献自己的力量。

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